La demande de mobilité des employés d’une entreprise provient non seulement de l’employeur qui souhaite améliorer sa productivité et faire des économies, tout en donnant plus de souplesse à ses équipes, mais également des salariés, qui peuvent ainsi gérer plus facilement leur vie professionnelle par rapport à leur vie privée et améliorer la mobilité. Mais qui dit mobilité, dit outils de communication efficaces, car c’est la condition sine qua non pour que les salariés puissent travailler dans de bonnes conditions et donc soient productifs. Choisir les bons outils pour améliorer la mobilité devrait donc être une priorité pour tous les chefs d’entreprise.
Des besoins spécifiques pour la mobilité
Lorsqu’un salarié travaille dans les locaux de son entreprise, il a tous les outils nécessaires à son activité à sa disposition. Il est connecté au réseau d’entreprise et peut ainsi avoir accès rapidement à toutes les informations dont il peut avoir besoin.
L’intranet, les réseaux sociaux internes, les outils de gestion des congés, des frais, des déplacements, les outils de gestion de projet ou encore les espaces de stockage et de partage de documents… tous ces outils sont facilement accessibles.
De la même façon, lorsqu’un salarié a besoin d’informations et qu’il sait qu’il peut les obtenir auprès de ses collègues, il lui suffit d’aller les voir.
Il ne pourra naturellement pas le faire aussi facilement lorsqu’il travaille en-dehors de l’entreprise. Il devra donc disposer des outils adaptés lui permettant de contacter ses collègues aussi facilement (ou presque) que s’il était sur place ou encore de participer à des réunions, travailler sur des documents communs…
Des outils adaptés pour améliorer la mobilité
Pour être mobile, le salarié devra donc disposer au minimum des outils de base, c’est-à-dire :
- Un ordinateur portable ou un smartphone
- Une plateforme de collaboration et de communications unifiées
- Une connexion sécurisée
Il devra être possible d’accéder à la messagerie électronique de l’entreprise. Tous les logiciels de messagerie en sont capables, mais encore faut-il que le serveur de messagerie de l’entreprise permette des connexions de l’extérieur. L’autre solution peut être d’adopter une solution de messagerie dans le Cloud tel que Microsoft Exchange online intégré dans l’offre Office 365.
Les outils de visioconférence sont nombreux également. Parmi les plus connus, on peut citer Skype (et Skype for Business) de Microsoft, , Cisco UCM, Hangout de Google, ou encore Workplace (Facebook).
Certains, comme Workplace sont en fait des réseaux sociaux d’entreprise intégrant ces fonctionnalités, et bien d’autres encore (publications de billets, partage de documents, gestion d’agenda…). Microsoft Skype for Business s’interfaçent facilement avec le SI actuel pour gérer les contacts ou les rendez-vous en ligne, affiche la disponibilité de vos collaborateurs et vous aide à partager vos notes de réunions et à améliorer la mobilité
Pour le partage de document, rien ne vaut un cloud sécurisé. De cette façon, l’ensemble des documents nécessaires seront accessibles à ceux qui en auront l’utilisation. Certaines solutions proposent même de gérer les versions des documents (ce qui permet par exemple de revenir en arrière si les mauvaises modifications ont été apportées à un document) et d’autres fonctions bien utiles, comme les sauvegardes et les restaurations automatiques. Plusieurs solutions sont disponible comme DropBox, Google Drive et Microsoft OneDrive. Ce dernier, s’intègre parfaitement avec les outils Office et Windows 10 et vous permettent de gérer vos documents de n’importe quel endroit et depuis n’importe quel appareil connect.
Naturellement, s’il y a un aspect à ne surtout pas négliger dans la mobilité, c’est la sécurité. Tous les outils mis en place doivent évidemment être sécurisés, qu’il s’agisse de l’accès aux ressources (ordinateur, disque dur, réseau…), aux données (chiffrement) ou aux applications (SSO) et ne pas oublier d’intégrer les terminaux mobiles dans votre politique de sécurité.
Les conseils d’Advancia IT SYSTEM
Il est possible de choisir ses outils parmi une batterie de solutions disponibles sur le marché. Il est désormais aisé de tester les solutions grâce à des offres freemium.
Attention cependant à ne pas tomber dans des travers qui mèneraient à avoir des solutions au final hétérogènes et difficiles à interconnecter.
Un professionnel de l’informatique pourra vous guider vers la meilleure solution de mobilité pour vos employés. N’hésitez pas à nous interroger.
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