Bien choisir sa suite collaborative permet le développement du travail en équipe, la mobilité de vos collaborateurs et facilitent la communication en interne ainsi qu’avec vos clients et fournisseurs (partage de documents, organisation de vidéoconférences…). Face à la multiplicité des offres, il est recommandé de se focaliser sur quatre principaux critères et de profiter des nos conseils.
Quels sont les critères pour bien choisir sa suite collaborative ?
Alors que le choix en matière d’outils collaboratifs est de plus en plus vaste, il est conseillé de se baser sur quatre principaux critères avant de se décider :
- La multiplicité des fonctionnalités : il faut anticiper les besoins de votre entreprise afin de choisir un outil complet permettant de réaliser les tâches actuellement nécessaires mais aussi celles potentiellement utiles dans un futur proche
- La facilité d’utilisation : la solution collaborative doit être claire et simple pour réduire le temps d’appropriation par vos collaborateurs. Vous devez pouvoir l’administrer aisément, notamment en créant des accès différenciés par profils types.
- Les formules d’abonnement : il est conseillé de privilégier un outil collaboratif avec un abonnement permettant un accès depuis une application (offline) mais aussi depuis un navigateur Web (online). Avec un accès 100% en ligne les contraintes matérielles et financières d’installation de logiciels disparaissent au profit d’un abonnement modulable mais ne permettent pas un accès continu en cas de perte d’accès à internet.
- L’accompagnement et assistance : afin que l’implémentation de l’outil soit un succès, il est important que l’éditeur aide votre entreprise à optimiser l’utilisation de la solution en fonction de vos besoins spécifiques. Il faut s’assurer que le prestataire vous propose un service de support fonctionnel et technique ainsi que des prestations d’assistance et de formation pour vos utilisateurs.
Les conseils d’Advancia IT SYSTEM
En matière acquisition de logiciel, l’expérience utilisateur joue pour beaucoup, notamment lorsqu’il s’agit de choisir sa suite collaborative. Alors qu’il existe des outils professionnels autonomes et des suites collaboratives, Advancia IT SYSTEM vous explique pourquoi utiliser une plateforme intégrée permet d’accroître votre productivité :
- Un seul fournisseur et interlocuteur : l’ensemble des outils étant le fait d’un éditeur unique, l’assistance fonctionnelle et technique est simplifiée et centralisée. Les coûts (licence, maintenance, installation) sont mutualisés et généralement moins élevés que pour plusieurs logiciels.
- Une administration et une sécurité centralisées et améliorées : la gestion des accès et des profils types est au niveau d’un seul système. La confidentialité et la sûreté des données sont plus faciles à gérer avec des outils intégrés.
- Un temps de formation réduit : en optant pour une suite contenant des logiciels déjà connus par vos utilisateurs, l’adaptation aux nouveaux autres outils est plus facile et rapide
- Une intégration des outils augmentant votre productivité : le partage des données entre les différents logiciels de la suite facilite la collaboration, les recherches et la mobilité
- Des outils de communication inclus : certaines suites, telles que Office 365, intègrent des applications pour organiser des réunions de visioconférence, Skype for Business, ainsi que le réseau social professionnel, Yammer
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