Grâce à une solution de collaboration, les PME améliorent la productivité de leurs collaborateurs où qu’ils se trouvent. Elles optent souvent pour l’offre de Microsoft Office 365 ou de Google Suite. Avant de choisir, il est intéressant de connaître les spécificités de ces solutions et de bénéficier de quelques conseils.
Qu’est-ce qu’une solution de collaboration ?
Une solution de collaboration regroupe tous les outils nécessaires au travail collaboratif des employés, qu’ils soient dans l’entreprise ou en dehors de l’entreprise :
- Messagerie
- Partage d’agenda
- Messagerie instantanée
- Partage de fichiers
- Synchronisation des documents
- Vidéoconférence
Les deux principaux acteurs du marché
La suite Microsoft Office 365 offre comme fonctionnalités principales :
- Accès, en ligne ou hors connexion, à la dernière version des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook…)
- Partage de données, co-création de documents, accès permanent à l’ultime version des fichiers grâce au stockage en ligne
- Créations de visioconférences, partages d’écrans, prises de notes, discussions en ligne.
Concernant la Google suite, elle propose notamment :
- Les outils Google de messagerie, d’agenda, de traitement de texte et de données, de présentation… (Gmail, Google Agenda, Google Docs, Google Sheets, Google Slides…)
- Le stockage, le partage et la synchronisation des fichiers en ligne sur Google Drive
- L’outil Hangouts destiné au chat et aux vidéoconférences
Avantages et inconvénients de ces solutions de collaboration
Le succès d’Office 365 s’explique notamment par les performances de sa suite bureautique, avec le traitement de texte Word et le tableur Excel, véritables logiciels de référence. La version online offre cependant moins de fonctionnalités que la version desktop et ses possibilités en matière de coédition sont inférieures à celles de la G suite. Enfin, Office 365 intègre l’accès à des outils reconnus : Skype for Business et Yammer, réseau social d’entreprise.
Un de points forts de la G suite réside dans sa simplicité : accès à toutes les fonctionnalités sans aucune installation et facilité d’utilisation. De plus, elle s’intègre avec de nombreuses autres applications en ligne permettant notamment la récupération des contacts et événements dans des logiciels externes. Par contre, à l’intérieur de la G suite, les outils d’édition et les autres applications communiquent peu.
Les conseils d’Advancia IT SYSTEM
Afin d’améliorer votre productivité, Advancia IT SYSTEM vous conseille d’opter pour une suite collaborative la mieux adaptée à vos besoins :
- Microsoft Office 365 offre plus d’espace de stockage que celui offert dans G Suite
- Les outils Microsoft Office sont disponibles sur le web et sur votre appareil. Pour G suite, il faut activer la synchronisation.
- Skype for business offre plus de fonctionnalités et de possibilité d’intégration avec votre système téléphonique que celle offerte par G Suite.
- La creation et la gestion des sites avec SharePoint est beaucoup plus avancées qu’avec G Suite Sites.
- Microsoft Office 365 offre plus de fonctionnalités comme Delve, Flow, Forms, Booking, etc..
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