La mobilité au travail tient aujourd’hui une place centrale. Le monde professionnel a été fortement impacté ces dernières années par les bouleversements technologiques et sociétaux qui ont émergé dans chaque région du monde. L’essor de nouveaux outils nomades et l’effacement des frontières entre vie professionnelle et vie personnelle ont engendré un besoin de renouvellement : il s’agit de repenser l’entreprise dans son ensemble, au-delà de ses limites physiques. Néanmoins, ces mutations sont également synonymes de nouvelles opportunités. Le travail collaboratif ou le travail en situation de mobilité, s’ils impliquent de réels changements pour vos collaborateurs, s’affirment comme une source de bénéfices, à la fois humains et économiques. En tant que dirigeant, vous pouvez transformer la mobilité en un facteur de croissance.
Mobilité, productivité et rentabilité
Autrefois frileuses, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à favoriser le nomadisme en s’appuyant sur les nouvelles technologies d’information et de communication. La mobilité des salariés repose sur trois grands piliers complémentaires :
- Le recours aux terminaux mobiles
- Le co-working (travail collaboratif)
- La mise en œuvre d’une politique favorable au travail hors de l’entreprise
L’utilisation des terminaux mobiles
La démocratisation des terminaux mobiles a bouleversé les modes de travail. L’utilisation fréquente des Smartphones et des tablettes a favorisé l’apparition de certains usages. Le recours à ces outils, qu’il soit plébiscité par les dirigeants qui les fournissent à leurs salariés, ou qu’il provienne d’une démarche proactive des employés eux-mêmes, désirant utiliser leur propre matériel à des fins professionnelles (BYOD – Bring Your Own Device), a un effet positif sur la productivité de l’entreprise.
En effet, celle-ci peut en tirer divers bénéfices :
- Gain de temps : les délais sont réduits, tant en termes de production que de validation des processus.
- Gain d’efficacité : les salariés peuvent actualiser leurs dossiers en temps réel, où qu’ils se trouvent, ce qui réduit le risque d’erreur et permet aux autres membres de l’équipe de disposer de l’information la plus à jour possible.
- Gain de visibilité : les outils mobiles fluidifient la communication entre les services et peuvent devenir de véritables aides à la décision.
La généralisation du travail collaboratif
L’époque où vos collaborateurs devaient travailler, chacun de leur côté, sur un seul fichier, avant de mettre en commun leurs informations est bel et bien révolue. Les erreurs de calendrier ou les réunions programmées manuellement appartiennent, elles aussi, au passé.
Le travail collaboratif ouvre de nouvelles perspectives en termes de performance, de gain de temps et de productivité. Les outils collaboratifs permettent de stocker des informations accessibles à toute l’entreprise ou à seulement certains membres d’une équipe. Ces informations peuvent être consultées, modifiées et partagées en temps réel et au sein d’un seul et même fichier.
Mais ce n’est pas tout, mobilité et travail collaboratif sont étroitement liés. Le travail collaboratif peut être exécuté en tous lieux et en tous temps, grâce à la disponibilité des informations accessibles via une application web. Les agendas partagés, quant à eux, permettent de visualiser en quelques clics l’emploi du temps de chaque collaborateur pour proposer en seulement quelques minutes une réunion qui conviendra à tous. En cas de changement de planning ou de modification d’une information client, par exemple, les alertes instantanées permettent à toutes les personnes concernées d’être averties automatiquement.
Créer un environnement technologique favorisant le travail flexible
Voici un panorama des outils de travail collaboratif pouvant être implémentés dans votre entreprise.
- Cloud computing : il consiste à dématérialiser le système d’information de l’entreprise. L’ensemble des ressources, documents et applications sont hébergés et stockés sur un serveur dédié ou mutualisé par un tiers de confiance. Ils sont accessibles par le biais d’Internet.
- Suites collaboratives : parmi les solutions existantes, l’on peut citer Office 365 et Google Gsuite. Ces applications permettent de centraliser l’ensemble des outils bureautiques indispensables pour assister vos salariés dans l’exercice de leurs tâches quotidiennes. Office 365 se compose des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie Outlook, PowerPoint, etc.) pouvant être utilisés dans le cadre du travail partagé. Cet outil payant nécessite un abonnement. GSuite fédère l’ensemble des applications Google en accès libre (messagerie Gmail, Google docs, Google sheets, Google Slides, etc.) ainsi que des outils de communication : messagerie instantanée, Google Agenda et service de vidéo-conférence Google Hangouts Meets.
- Communication unifiée : les outils de CU (Communication Unifiée) abolissent les frontières spatio-temporelles. Téléphonie, partage de documents, visio-conférence, messagerie instantanée, permettent de communiquer à distance et à moindre coût.
Le travail à distance, réponse aux mutations sociétales et aux changements technologiques
L’arrivé de la génération Z
La génération Z arrive désormais sur le marché du travail. Il s’agit des personnes nées après 1995.Ces jeunes sont nés avec internet, les portables, biberonnée aux réseaux sociaux, et donc naturellement ultra connectée. Ils supportent mal les contraintes physiques et ont un fort besoin de changement et de mobiité.
90% des travailleurs tunisiens souhaitent pouvoir réaliser des tâches en télétravail
Selon une étude parue en 2013, près d’un Tunisien sur deux interrogé pense que le télétravail est une nouvelle organisation du travail affirme le rapport et 90% d’entre eux souhaitent pouvoir réaliser leurs tâches en télétravail. (source http://www.huffpostmaghreb.com/)
L’entreprise physique, dans son modèle traditionnel, est non seulement en décalage avec les opportunités technologiques du monde moderne, mais est également délétère pour vos collaborateurs. Nombreux déplorent le temps perdu passé dans les transports pour se rendre aux locaux de l’entreprise, au détriment de leur vie personnelle.
Cloud computing et accès internet
La généralisation de l’accès internet pour les particuliers, que ce soit au travers de leur fournisseur d’accès ou de de leur terminal mobile, allié au déploiement progressif des technologies de cloud computing dans les entreprises incitent les employés à demander plus de flexibilité dans leur mode de travail.
Les bénéfices d’un environnement de travail flexible
Face à ces constats, le travail à distance même partiel apparait comme une solution évidente. Porté par les nouvelles technologies, qui permettent d’accéder aux informations de l’entreprise en tout temps et en tous lieux, le travail à distance s’affirme à la fois comme un moyen d’améliorer la qualité de vie de vos collaborateurs et de réduire les coûts de l’entreprise. Paradoxalement, il reste peu encore peu répandu : de nombreux freins – essentiellement psychologiques – empêchent les dirigeants d’y avoir recours. Les avantages du travail à distance sont pourtant nombreux :
Pour les employés :
- Une meilleure conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle,
- Un gain de temps grâce à la suppression du trajet domicile-entreprise,
- Une diminution du stress,
- Des économies de carburant.
Pour les entreprises :
- Un gain de productivité,
- Une fidélisation des employés, grâce à un indice de satisfaction plus élevé,
- Une réduction des coûts liés à la location ou à l’achat d’espace, la maintenance des infrastructures informatiques, l’achat de mobilier,
- Une adaptation plus fine et ajustée des ressources en fonction des besoins réels des employés,
- Une démarche plus respectueuse de l’environnement, qui peut être un réel atout pour les entreprises engagées dans une politique de développement durable.
De nombreuses études prouvent les bénéfices du travail à distance, avec un indice de satisfaction élevé des employeurs et des salariés.
Les bonnes pratiques pour favoriser la mobilité
Utiliser des solutions idoines et sécurisées
Si elles correspondent à l’ère du temps et aux avancées technologiques les plus récentes, les pratiques nomades doivent être bien conduites, tant sur le plan technique que sur le plan du management.
En premier lieu, il convient d’offrir aux salariés des outils appropriés, permettant de rendre possible mais aussi de faciliter le travail à distance : ordinateur portable et terminaux mobiles avec accès au réseau de l’entreprise, accès à Internet et à l’Intranet, téléphone de dernière génération ou Smartphone.
Il est essentiel de sécuriser l’accès aux données en s’appuyant sur des pare-feu, logiciels anti-virus, systèmes de détection d’intrusion. Les fichiers sensibles doivent être cryptés et protégés par mot de passe. La politique de sécurité de l’entreprise doit être clairement définie et unifiée.
Dans le cadre du travail à distance, il n’est pas rare que les employés utilisent les outils mis à leur disposition à des fins professionnelles et personnelles. C’est encore plus vrai s’ils sont amenés à utiliser leur propre matériel avec accord des équipes dirigeantes. Dans ce cas précis, les accès doivent être partitionnés de manière à éviter les interactions entre la vie professionnelle et personnelle et à garantir la confidentialité des données privées.
Fixer un cadre
Le travail à distance, s’il n’est pas effectué dans les locaux physiques de l’entreprise, doit être encadré et supervisé, au même titre que le travail “traditionnel”. Il est souvent indispensable de mettre en place un contrat flexible. Si les employés sont affranchis des contraintes d’espace et de temps, ils ne le sont pas des obligations relevant de leurs missions. Du côté du management, le travail à distance suppose une confiance plus importante et une capacité à déléguer.
Conduite du changement
Si une majorité de salariés sont demandeurs et souhaitent s’initier au travail collaboratif et utiliser les outils de mobilité, cela ne veut pas dire pour autant qu’il faille négliger la gestion du changement. Le travail collaboratif suppose une organisation différente et des modes de travail renouvelés. Il s’agit de s’adapter aux outils technologiques dont le maniement peut nécessiter un temps de prise en main plus ou moins long.
Les salariés, s’ils gagnent en autonomie, ne doivent pas non plus se sentir isolés en cas de déplacement. Les outils collaboratifs permettent justement de maintenir un lien et de favoriser le travail d’équipe. Le rôle des managers est à cet égard primordial et suppose un réel accompagnement. Il doit notamment fixer des reporting, dont la fréquence sera définie en fonction des besoins du salarié et aider celui-ci à suivre et réaliser ses objectifs.
A lire aussi dans notre dossier mobilité et collaboration :
